Portaluri publice
Depunerea cererilor și programările online, cu confirmare imediată, cu documentele atașate și cu starea vizibilă pentru solicitant, fără să mai sune la ghișeu.
Digitalizarea proceselor dintr-o instituție publică
Într-o instituție, procesul există deja: cineva primește cererea, altcineva o verifică, un al treilea o avizează, iar la final cineva semnează. Digitalizarea nu înseamnă să pui formularul pe internet, ci să muți tot drumul ăsta într-un sistem care știe cine urmează, ce termen are și ce se întâmplă dacă termenul trece.
Noi construim sistemele astea pe motoare de procese BPMN: fluxul e desenat, nu scris în cod, așa că se poate schimba fără să rescrii aplicația. Am lucrat în cinci sisteme naționale aflate în operare, ca firmă colaboratoare, alături de partenerii care au avut contractul cu instituția.
- BPMN
- Camunda
- Spring Boot
- Angular
- Keycloak
- Elasticsearch
01
Ce construim
Componentele se combină: un portal fără backoffice nu rezolvă nimic, iar un backoffice fără flux rămâne tot un Excel cu butoane.
Backoffice pentru dosare
Aplicația în care funcționarii instrumentează cererile: verificare, completări, avizare, decizie, comunicarea rezultatului. Fiecare pas cu responsabil și termen.
Fluxuri BPMN executabile
Procesul e modelat grafic și rulat de un motor de procese. Se pot versiona, se pot schimba pe parcurs și se vede exact unde s-a oprit un dosar și de cât timp.
Registre și evidențe
Registrele pe care legea le cere, generate din datele sistemului, nu ținute în paralel într-un fișier: numerotare, istoric, export, arhivare.
Documente oficiale
Procese-verbale, decizii, adrese și comenzi generate pe formularele aprobate, cu numerotarea și câmpurile din model, nu reconstruite manual la fiecare caz.
Integrări
Legături cu registrele și aplicațiile pe care instituția le are deja, cu autentificare centralizată și cu drepturi per rol, ca datele să nu se introducă de două ori.
02
Ce primiți
Un proces care se poate schimba
Când se modifică procedura, se modifică diagrama. Fără release de cod, fără trei luni de așteptare.
Trasabilitate completă
Pentru fiecare dosar se vede cine ce a făcut și când. La un control, răspunsul se scoate din sistem, nu din memoria colegilor.
Pregătit pentru audit
Jurnal de activitate, drepturi pe roluri, date personale tratate separat și export la cerere.
Oameni care rămân pe sistem
Aceiași care au scris procesul răspund și după lansare, la modificări de flux și la rapoarte noi.
03
Cum decurge un proiect
Aceeași metodă ca la restul lucrărilor noastre: întâi procesul, abia apoi codul.
- 01
Analiza procesului
Stăm cu oamenii care fac munca și scriem procesul așa cum se întâmplă, cu excepțiile lui. De aici iese diagrama, nu din regulament.
- 02
Arhitectură și ofertă pe etape
Stabilim fluxul, modelul de date și integrările, apoi împărțim în etape care se pot folosi una câte una. Fiecare etapă are scop și termen.
- 03
Livrare și operare
Fiecare etapă intră pe mediul real și e verificată cu date reale. După lansare rămânem pe monitorizare, modificări de proces și rapoarte.
Proiecte relevante
Întrebări despre această competență
Cât durează digitalizarea unui proces?
Un proces bine delimitat — o programare, o cerere, un aviz — ajunge în producție în 6–10 săptămâni, din care prima e numai analiză. Un sistem cu mai multe procese și integrări se face pe etape, fiecare etapă intrând în folosință când e gata, nu la final.
Cât costă?
Depinde de câte procese intră și de câte integrări cu sisteme existente are instituția. Noi dăm ofertă pe etape, cu scopul și termenul fiecărei etape scrise, ca să puteți opri sau continua după prima livrare. Prima discuție și propunerea de arhitectură nu se facturează.
Ce înseamnă, practic, că procesul e „pe BPMN"?
Fluxul de lucru e desenat într-o diagramă standardizată — cine primește, cine verifică, ce se întâmplă la depășirea termenului — iar aplicația execută exact diagrama aia. Când procedura se schimbă, se schimbă diagrama; codul aplicației rămâne la fel.
Lucrați direct cu instituția sau ca subcontractor?
Până acum am lucrat ca firmă colaboratoare, alături de partenerii care au avut contractul cu instituția — așa au fost construite cele cinci sisteme din portofoliu. Putem lucra și direct, și în consorțiu.
Ce se întâmplă după lansare?
Rămânem pe sistem: monitorizare, alerte, modificări de proces și rapoarte noi la cerere. Un sistem de misiune critică nu se predă și se uită — procedurile se schimbă, iar sistemul trebuie să țină pasul.
Contact
Ce proces vreți să nu mai treacă prin hârtii?
Spuneți-ne cum merge azi, cu tot cu excepții. Revenim cu diagrama procesului și cu un plan pe etape.
Sediu: Barajul Dunării nr. 3, Sector 3, București